Guide d'utilisation

1. Présentation

Learn est la plateforme de formation de Neo Animalia. Elle accompagne vos parcours pédagogiques en présentiel ou blended : espace personnel participant, séquences de communication, ressources, enquêtes et contenus interactifs.

• Site : learn.neoanimalia.be
• Console admin : /admin/login.html
• Espace participant : /p/?k=…

Les acteurs

2. Première connexion

1. Rendez-vous sur /admin/login.html.
2. Entrez votre e-mail et mot de passe (Actif = oui).
3. Vous accédez à l'accueil Clients de la console v2.
4. Mot de passe oublié : utilisez le lien sur l'écran de connexion (e-mail valable 1 h).

Parcours recommandé pour une nouvelle formation :

1. + Nouvelle formation (assistant ou formulaire)
2. Compléter Identité et Ressources
3. Construire la Séquence (avant / pendant / après)
4. Ajouter les Participants et envoyer la notification parcours
5. Activer via le module Lancement

3. Navigation admin

Après connexion sur /admin/login.html, vous travaillez dans l'interface v2 (app-v2.html) : accueil Clients, espaces client et formation, module Ressources (podcasts, quizz, etc.). C'est l'interface à utiliser au quotidien.

Interface v2 — barre d'en-tête

L'en-tête regroupe les raccourcis au quotidien. Un lien Ancien menu ouvre l'interface classique (app.html?legacy=1) si besoin.

En bas à droite de l'écran : boutons Bug / Idée (signalement produit) si votre compte ou votre IP est autorisé.

Accueil — Niveau 1

Page d'accueil après connexion (app-v2.html). Trois onglets :

Le bouton + Nouvelle formation ouvre l'assistant de création (?route=wizard-formation).

Espace client

Accessible en cliquant sur une société depuis l'onglet Clients (?route=client&id=…). Formations du client, indicateurs et accès direct à chaque formation.

Espace formation — Niveau 2

Ouvert en cliquant sur une formation (?route=formation&id=…). Fil d'Ariane : Clients › [Titre formation] › [Module].

En haut de page, une checklist de lancement permet de vérifier la préparation et d'activer la formation.

Droits et visibilité des menus

Mon équipe

Les membres d'une même équipe formateur voient et modifient toutes les formations de l'équipe.

• Sans équipe : ouvrez Mon équipe (?route=team) et créez la vôtre (nom + domaine e-mail optionnel).
• Inviter un collègue : depuis Mon équipe — le compte est créé directement dans l'équipe avec un e-mail d'invitation.
• Retirer un membre : bouton Retirer (compte désactivé ; réactivation sur demande auprès du support).
• Demande de compte (sans équipe) : menu Paramètres — votre demande est traitée par l'équipe Neo Animalia.

Inscrire un participant avec un e-mail dans l'onglet Participants ne crée pas de compte administrateur — seul l'espace participant (/p/?k=…) est concerné.

4. Espace formation

Ressources

Le module Ressources centralise PDF, vidéos, quizz, enquêtes, podcasts et chatbots. La finalité (participants / base IA / mixte) est gérée en arrière-plan et n’apparaît plus sur chaque fiche (valeur par défaut : mixte).

Utilisez l'icône Partager pour générer un lien — trois types distincts, chacun révocable indépendamment :

• Lien public — toute personne avec l'URL (/p/r.php?k=…).
• Accès restreint — participants inscrits via leur lien personnel, ou administrateurs connectés.
• Formateur — formateurs liés à la formation ; sur un test certificatif : onglets Voir l'examen, Modifier le test, Examens à corriger et Examens corrigés.

Pour les vidéos protégées (ex. Vimeo), renseignez le mot de passe vidéo dans la fiche ressource.

Le bouton Générer du contenu ouvre un menu : podcast, quizz, test certificatif, enquête ou A Chatbot .EU. La progression s'affiche dans un bandeau violet au-dessus de la liste pendant le traitement (5 à 30 minutes pour un podcast).

Les contenus générés (quizz, test certificatif, enquête, podcast, chatbot) suivent un workflow de validation : le créateur valide son brouillon puis sollicite un ou plusieurs formateurs ; deux validations au total gelent le contenu (🔒). Tant que le statut n'est pas Validé, la ressource n'apparaît pas dans le parcours participant.

Galerie photos

La galerie photos est toujours le premier bloc du parcours participant (/p/?k=…) : un clic ouvre la page dédiée /p/gallery.html (mosaïque, glisser-déposer ou bouton « Ajouter une photo », suppression de ses propres envois via ×).

Côté formateur : module Ressources → Galerie photos pour gérer les images (upload, réordonnancement des vignettes, filtre session optionnel) et optionnellement un lien partagé /p/r.php?k=… en lecture seule. Aucune configuration dans la séquence.

Examens & correction

Onglet Examens dans l'espace formation (ou bouton Résultats apprenants sur la ressource, ou onglets du lien formateur) : liste des tentatives par apprenant, navigation Q1…Qn, note sur 1 et commentaire par question. Une fois l'examen corrigé, le participant voit le correctif complet dans son parcours. Un lien de partage actif sur la ressource test est requis pour enregistrer le score depuis le parcours participant.

Générer un podcast (guide détaillé)

Un podcast est produit par l'IA à partir d'un ou plusieurs PDF sources. Le résultat est une nouvelle ressource audio (type « Podcast générique ») que vous pouvez partager ou intégrer au parcours participant via le module Séquence.

Étape 1 — Préparer le PDF source

1. Ouvrez votre formation → module Ressources.
2. Cliquez + Ajouter une ressource → Importer un PDF (ou créez une ressource manuellement).
3. Sur la fiche ressource, vérifiez ces trois points avant d'enregistrer :
   • Finalité = « Podcast / chatbot (base IA) » ou « Ressource mixte » — pas « Ressource pour les participants » seule.
   • Source = « Fichier » (pas « Lien » seul).
   • URL fichier = adresse https://… se terminant par .pdf (remplie automatiquement après import PDF).
4. Cliquez Enregistrer sur la ligne (obligatoire : la génération lit la base de données, pas le formulaire non sauvegardé).

Étape 2 — Lancer la génération

Deux accès possibles (même fenêtre) :

• Générer du contenu (en haut de la liste) → Podcast
• Générer un podcast sur une ligne déjà en finalité base IA / mixte

Dans la fenêtre Générer des podcasts :

1. Ressources sources — cochez un ou plusieurs PDF éligibles (seuls ceux en finalité base IA / mixte, source fichier, avec URL https PDF apparaissent).
2. Titre de la ressource — prérempli automatiquement, modifiable avant le lancement (mode « un seul podcast »).
3. Durée — court, standard ou long (durée cible du dialogue).
4. Ton de voix — formel, académique ou décontracté.
5. Langue et Public visé — adaptent le vocabulaire et le niveau.
6. Nom de la chaîne — titre d'émission (prérempli depuis Organisme de formation si configuré).
7. Consigne — instructions libres (ex. « Synthétise les 5 points clés », « Un podcast par chapitre du manuel »).
8. Mode :
   • Un seul podcast — fusionne les PDF cochés en un épisode audio.
   • Un podcast par chapitre — découpe le document et crée un épisode par chapitre détecté.
9. Cliquez Lancer la génération.

Le traitement tourne en arrière-plan (5 à 30 min). Vous pouvez fermer la fenêtre : un bandeau violet « Génération podcast en cours » reste visible au-dessus de la liste. Une ligne « Podcast — … » apparaît avec un badge en cours, puis se met à jour avec l'URL audio et la durée à la fin.

Étape 3 — Après génération

• Écouter — lecteur audio sur la fiche ressource (type Podcast générique).
• Voir le prompt — texte envoyé à l'IA (bouton « Prompt »).
• Adapter / régénérer — même ressource, consigne d'ajustement (ex. « plus court », « insister sur les cas cliniques »).
• Partager — icône partage : lien public, restreint ou formateur (/p/r.php?k=…).
• Séquence — ajoutez une étape e-mail ou contenu lié pointant vers cette ressource pour que les participants la reçoivent dans leur parcours.

Pour diffuser le podcast aux participants sans repasser par la génération : soit finalité mixte sur le PDF source, soit configurez canal et visibilité sur la ressource audio créée (comme toute ressource « participants »).

Erreurs fréquentes

5. Séquences

Le module Séquence (?route=formation&id=… → onglet Séquence) affiche un parcours chronologique calqué sur l'espace participant (/p/?k=…) : bandeaux de phase à gauche, étapes en cartes repliables, enregistrement automatique.

Timeline et phases

La page est organisée en timeline verticale avec trois grands moments :

Chaque phase propose un bouton + Ajouter une étape…. Les cartes d'étape se déplient pour configurer l'action (e-mail, SMS, contenu), la ressource liée, le délai et le modèle de message.

Modèle de séquence standard

En tête de page, le bloc Modèle de séquence standard (fond gris, repliable) sert de référence : parcours en dates relatives (J-7, jour J, J+3…) sans calendrier réel.

• Si aucun modèle n'existe, un modèle vierge est créé automatiquement au premier accès.
• Encart Modèle réutilisable (pied du bloc) : donnez un nom au modèle pour le dupliquer sur d'autres formations — enregistrement automatique.
• Les cycles datés s'appuient sur ce modèle comme base.

Cycles datés et jours de formation

Un cycle lie le parcours à une session réelle (dates calendaires). Chaque cycle est un bloc repliable avec son titre (nom de session ou période).

• Créer un nouveau cycle de formation (pied de page) — ajoute un cycle daté à partir du modèle standard.
• Utiliser comme modèle standard — recopie les étapes d'un cycle vers la référence.
• Supprimer le cycle — retire un cycle daté (hors modèle standard).
• + Ajouter un jour de formation — plusieurs journées (J1, J2…) avec date, heure début/fin, adresse et modalités ; affichées dans l'espace participant.

Lors de l'inscription, un participant peut être rattaché à un cycle précis (import CSV ou fiche participant).

Étapes, ressources et aperçu

Chaque étape est une action programmée. Dans le panneau déplié :

• Ressource de la formation — lien vers une fiche du module Ressources (finalité participants).
• E-mail ou SMS — objet, corps (variables {{prenom}}, {{lien_portail}}…), modèles prêts à l'emploi.
• Test e-mail — envoi de test depuis l'étape.
• Modifications enregistrées automatiquement (étapes et nom du modèle).

Aperçu (bouton sur chaque cycle daté) ouvre le parcours participant en mode prévisualisation (/p/?preview=sequence) :

• Liste Simuler — choisir un participant pour préremplir les variables des e-mails de test.
• Tout débloquer (démo) — toutes les étapes visibles sans connexion admin (lien public &demo=1).
• Copier le lien démo — partager cet aperçu ; sans effet sur les vrais participants.

6. Participants & e-mails

• Chaque participant possède un lien personnel (/p/?k=…).
• Notification parcours — envoie l'e-mail d'accueil avec le lien.
• E-mail ponctuel — message libre à tous les inscrits (variables {{prenom}}, {{lien_portail}}…).
• Test e-mail — disponible sur chaque étape e-mail de la séquence (voir section Séquences).
• Colonne Notif. — suivi des ouvertures et clics.

7. Espace participant

1. Le participant clique sur le lien reçu par e-mail.
2. La page Mon parcours affiche son prénom, les logos, la galerie photos (premier bloc) puis les étapes (accordéons).
3. Il ouvre chaque étape : contenus, enquêtes, quizz, podcasts.
4. Le lien est strictement personnel — ne pas le transférer.

En cas de problème d'accès, contacter l'équipe pédagogique Neo Animalia ou l'administrateur de la formation.

8. FAQ

9. Glossaire

Formation

Parcours pédagogique configuré dans Learn.

Séquence

Parcours automatisé (e-mails, SMS, contenus) organisé en timeline avant / pendant / après.

Modèle standard

Parcours de référence en dates relatives (J-7, jour J…), sans calendrier réel.

Cycle

Instance datée d'une séquence, liée à une session de formation.

Espace personnel

Interface participant (/p/).

Base IA

PDF source (finalité podcast/chatbot) pour génération IA.

Podcast générique

Ressource audio créée automatiquement après génération.

Enquête post-formation

Formulaire de retour alimentant podcasts et analytics.

Galerie photos

Bloc participant en tête de parcours ; gestion dans Ressources.

Équipe formateur

Groupe d'admins partageant l'accès aux mêmes formations.

Accès retours

Droit d'utiliser le widget Bug/Idée et la page Retours traités.

10. Contacts

• Plateforme : learn.neoanimalia.be
• Support pédagogique : contactez votre référent Neo Animalia
• Données personnelles : via votre organisme ou l'administrateur de la formation